Rapport de discussion Agora 2021
- Présentation faite sur PowerPoint par Georges Bray et Marine Grosset CF ICI
- Un exercice (40 minutes) pour déterminer l’ordre du jour : Bilan de notre fonctionnement – Émergence d’idées par petits groupes de 3/4 personnes Nous écrivons 1 idée par papier :
• Verts : Ce qui fonctionne
• Rouges : ce qu’il reste à améliorer
• Orange : Autre
Les idées sont ensuite mises en commun (20 minutes) et regroupées par thème qui vont être les différents ateliers. - Six ateliers proposés :
- Comment améliorer les Coordination pour qu’elles soient plus opérationnelles
- Standardisation des process réfléchir à une « technocratie » pour l’association qui grandit
- Outils numériques
- Communication interne partage répartition des responsabilités
- Fonctionnement association pour un développement sur le territoire charentais
- Parcours bénévole et préparation de la professionnalisation
Les pistes de réflexion suivant les thèmes :
1. Améliorer les Coordinations pour qu'elles soient plus opérationnelles
Participants : Georges Bray, Aurélie Chabernaud, Aurélien Bisotti et Julien Birot
Discussions et éléments importants :
> À mettre sur le wiki :
Le rapport moral des années précédentes, le rapport financier des précédentes années
Disponibilité pour tout le monde
et mettre le lien du wiki sur le site POIVRE MLC
Pour alléger les Coordinations :
> S’appuyer plus sur le forum pour les débats
> Garder la coordination une fois par mois en deux temps : 30 minutes d’échanges et d’informations puis 1h30 avec trois décisions maximum
> Seuls les points bloquants sont mis au débat
> Ne pas tirer le fil qui entraîne vers les digressions !
> Sur le wiki présenter les différentes instances : coordo, comité d’agrément et les cercles les statuts les 40 points.
> Prévoir un budget maximum pour les différents cercles éventuellement réajuster en coordo
> Un point de suivi budgétaire devra être fait tous les deux mois.
2. Standardisation des procédés pour une technocratie de l'association
Participants : Elie étourneaux, Jérôme Champagne, Mathilde Combot, Corinne Medina
Discussions et éléments importants :
> Un dossier process/standardisation doit être mis en place par Valérie et géré par Valérie en qualité de coordinateur général et de facilitatrice.
> Tout processus doit passer par Valérie pour qu’elle le fasse valider par tous les cercles en lien avec ce processus.
> Si une nécessité de processus est mise en évidence cette demande doit aussi passer par Valérie car elle connaît tous les processus soient en cours ou déjà validé et peut orienter la demande. Sinon la demande de création de processus doit être faite officiellement et suivie.
> Elle est garante de leurs accès et de leur mise à jour.
> Il est proposé que ces processus soit mis sur le wiki (version actuelles) et que les versions temporaires soient sur le drive
> Local pour l’association POIVRE MLC : Valérie Girard doit renvoyer un mail à Madame Hauffman à la mairie de Angoulême pour discuter de cela le grand Angoulême nous propose un bureau nous ne souhaitons pas avoir de frais à ce sujet Krysalide semble à ce jour le plus adapté pour nous.
3. Outils numériques
Participants : Aurélien Bisotti, Georges Bray, Marthe Lavigne, Valérie Girard
Discussions et éléments importants :
Objectifs : moins de mails passés entre nous ! S’appuyer davantage sur le forum !
Finalement, il semble impossible d’éliminer un outil car chacun d’entre eux a une fonction mentionnée sur le WIKI (géré par AURELIEN).
Attention car l’idée est de ne pas faire peur aux néo bénévoles en leur ajoutant des barrières pour avoir accès aux outils !
> Visio essayer d’utiliser l’outil Framaform
> Wiki il faut rendre la page gestion des outils plus lisible (exemple : qui utilise quoi ?) sous forme de tableau
> Chaque cercle se débrouille avec ses outils propres (Exemples Messenger WhatsApp télégramme et Trello)
> Outils communs pour discuter voir décider à distance : Le forum
> Wiki décision archives partage connaissant dernière version
> Échanger avec les “développeurs informaticiens” pour passer par des tickets: mettre comment faire sur le wiki bien entendu si le Bénévole n’a pas d’accès à Dolibar il peut faire sa demande via Valérie ou le référent bénévole ou technicien de son cercle pour faire le ticket.
4. Communication interne & partage des responsabilités
Participants : Olivier Tourvieille, Valérie Girard Marine Grosset Mickael Medina
Discussions et éléments importants :
> Communication Interne
Il a été évoqué tout d’abord le confort de Bénévole.
En effet, il est nécessaire de rediscuter la définition de gestion des cercles pour une meilleure compréhension des termes.
Il est proposé par ce groupe que le cercle soit des groupes d’utilisateurs comme collectivité, particulier, professionnel, et association. Des fonctions support type : communication, animation équipe commerciale… sont des fonctions à Par entières et ne sont plus des cercles.
La coordination à un but opérationnel puisque la stratégie est définie lors d’EG et d’AGORA par les bénévoles et les différents cercles de l’utilisateur.
> Il est proposé que chaque cercle utilisateur est un technicien salarié prestataire de l’association pour coordonner
Ses missions de base seraient :
- Faire les ordres du jour avec le référent Bénévole
- Faire le compte rendu (puis mettre sur le WIKI)
- Organiser la logistique de ce cercle
Bien entendu si un Bénévole souhaite s’occuper des ordres du jour ou autre type de logistique le technicien sera là en appui
> L’idée est de réduire la charge mentale du Bénévole pour que les bénévoles participent plus.
Il est présenté selon la théorie de Mintzberg Le schéma suivant qui n’a pas été validé en AGORA puisque présenté en fin d’AGORA ainsi il a été décidé de le représenter en EG en janvier pour en rediscuter. CF ICI
5. Fonctionnement sur le territoire
Participants Julien Birot, Nathalie Longuetaud, Mickael Medina, Aurélie Chabernaud, Eric Langlois, Marine Grosset
Discussions et éléments importants :
> Déploiement à Cognac un départ peut-être activer en débutant :
> activer les Bénévoles locaux, constituer un groupe.
> Changer image de la Bulle
> Proposition d’une instance cohésion territoriale qui pourrait être mis d’ailleurs dans la partie standardisation pour essayer d’observer élargissement sur notre territoire et de reproduire les choses fonctionnent où d’apprendre des choses qui n’ont pas fonctionné.
Cela permettra de standardiser notre développement au mieux.
> La fonction support c’est-à-dire l’aide à la communication à l’animation, équipes commerciales seront proposés par l’association.
> Il serait tout de même nécessaire d’avoir un mandataire : Ambassadeur, intendant, régisseur déploiement sur le territoire dans lequel nous sommes développés c’est-à-dire à OUEST Charente, GA, SUD Charente et NORD Charente.
Plus de détails dans le dossier stratégie territoriale du Drive.
6. Parcours d'accueil des bénévoles
Participants : Julien Birot, Nathalie Longuetaud, Corinne Medina, Elie Etourneaux, Mathilde Combot, Eric Langlois, Jérôme Champagne
Discussions et éléments importants :
> Local pour accueillir la Bulle: pour accueillir lors de réunion mais aussi pour le co-working+++
Relancer Mme Hauffeman pour le local objectif avoir un bureau de travail pour janvier 2022 avec accès salle de réunion sur réservation pourrait suffir
> Réfléchir à une permanence ou RDV régulier pour accueillir les bénévoles avec une rencontre de façon informelle plus conviviale ? soir ou dimanche? (3-6 mois)
> Attitrer un parrain pour chaque nouveau bénévole
> Ne pas hésiter à mobiliser: voir pour décrire la process pour avoir les listes des bénévoles en fonction du menu choisi. (Extraction)
> Faire éventuellement un formulaire avec une liste des tâches pour lesquelles il serait ok pour participer. s’il coche qu’il est ok pour être bénévole on fait extraction 1 fois par mois et on lui envoie un mail avec le livret bénévole et le formulaire à remplir.
> Prévoir toujours à la fin des EG un moment convivial.
> Faire une campagne de communication pré EG CF ICI